Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств.
Наличие этого документа, а также лицензионного удостоверения и некоторых других документов необходимо при осуществлении деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа легковыми такси
Тяжелые, громоздкие и опасные предметы можно перевозить при наличии документов, которые указаны в правилах для таких грузов.
Кому и зачем нужен путевой лист?
Он необходим для правильной отчетности в организациях, поэтому может потребоваться при запросе бухгалтерского учета. Кроме того, предоставление информации из этого документа может потребоваться сотрудникам налоговой инспекции для последующего контроля.
Наличие накладной на легковой автомобиль необходимо для:
- правильный учет и контроль затрат на бензин и топливо, которые затем вычитаются из налоговой базы;
- расчетный лист водителю.
Но на самом деле этот документ нужен компании для уменьшения сумм, причитающихся по налоговым отчислениям.
Сотрудник дорожной полиции может попросить водителя установить право автомобилиста на использование данного транспортного средства.
Форма и требования к путевым листам
Юридические лица и индивидуальные предприниматели в 2018 году могут формировать и использовать ведомости, формы которых:
- унифицирована и утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. 78;
- самостоятельно разрабатываются предприятиями.
При невозможности использования унифицированных образцов от компании или индивидуального предпринимателя из-за наличия в них дополнительных реквизитов формы этих документов могут быть разработаны самостоятельно.
При самостоятельной разработке бланка накладной она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные разделом II Приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. 152.
С 2017 года в этом документе должна быть указана дополнительная информация о водителе, сдавшем техническое состояние автомобиля перед вылетом в рейс
Новые документы 2018 года должны содержать следующую информацию:
- имена и номера;
- дата выпуска ценных бумаг;
- срок действия;
- данные о водителе автомобиля и о конкретном транспортном средстве;
- данные о владельце транспортного средства;
- информация о прохождении технического осмотра перед полетом;
- подписи отправителя, выдавшего документ, и руководителя организации. Печать должна быть поставлена организациями, которые ее используют в соответствии со своим уставом.
После оформления документа копия передается водителю. Затем карта возвращается уполномоченному лицу под подпись. После этого лист считается закрытым и передается в бухгалтерию.
Как заполнять путевой лист?
При заполнении документа необходимо указать следующую информацию:
- дата и код для расчета заработной платы в бухгалтерии;
- модель автомобиля, прицеп, номер гаража, а также количество водителей, работающих на компанию, их личные данные;
- количество рейсов, протяженность маршрута;
- расход горюче-смазочных материалов (при наличии остатка в автомобиле указывается его количество);
- отметка о здоровье водителя, сделанная лицом, разрешающим водителю работать;
- показания автомобильного спидометра;
- время выезда из гаража и прибытия к месту оказания услуг по перевозке пассажиров или грузов, а также адрес этого места;
- описание транспортного объекта.
Также укажите время прибытия в место доставки перевозимого товара (товаров), время предъявления транспортной накладной (ТТН) получателю.
Кроме того, необходимо указать время выезда с места отправки, а также причину задержания (если оно произошло на линии), время прибытия на КПП (КПП) или в гараж. Впоследствии автомобиль необходимо передать механику пункта техосмотра или в отдел контроля качества под роспись.
Для грузовых автомобилей
На такие транспортные средства используются единые формы, утвержденные в 1997 г. Это следующие виды документов:
- тогда. 4-в используется для оплаты сдельного фрахта;
- №4-р используется для перевозки грузов с оплатой по тарифу за отработанное время. С его помощью можно доставить товар двум клиентам в течение одного рабочего дня водителя.
Для легковых автомобилей
Для них используется форма 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78. Организация не может использовать этот модуль, но может разработать свой собственный.
Транспортная накладная должна содержать перечень реквизитов, указанных в Постановлении Министерства транспорта n. 152:
- время выдачи и номер;
- транспортные характеристики;
- информация об автомобиле;
- данные водителя.
Новый бланк на автомобиль заполняется в следующем порядке:
- не обязательно ставить печать и штамп поверх документа;
- дата и время ремонта транспортного средства механиком устанавливается до отправления рейса. Также необходимо указать должность, ФИО специалиста, проводившего обследование. Необходимо подписать лично;
- обязательно известить врача о досмотре водителя перед полетом.
Для автобусов
Путевые листы на автобусы утверждаются Постановлением Госкомстата №1. 78:
- № 6. Эта форма используется для рейсовых автобусов;
- тогда. 6 – специальный модуль, который используется в автобусе, не предназначенном для общественного пользования.
Порядок их применения и составления определяется указанным постановлением, на основании которого № 6 используется как основной документ для учета движения автобуса и служит основой для расчета заработной платы водителя. Он используется для учета эксплуатации транспортных средств на городских и загородных маршрутах.
Форма № 6 был разработан для регистрации работы автобусов, используемых для пассажирских перевозок и не предназначенных для общего пользования. Такая накладная оформляется в случаях, когда необходимо выполнить заказ от организации.
Для погрузчиков и техники
Порядок выдачи накладных на погрузчики и оборудование утвержден Приказом Минтранса России № 152. Для строительной техники (обыкновенный экскаватор, обратная лопата, бульдозер и др. техника) устанавливается специальный модуль № ЭСМ-2.
В таких накладных указаны транспортные средства, данные водителя, отражены данные бухгалтерского учета, используемые для расчета налогов
В дальнейшем в документ может быть внесена любая информация, например, данные, использование которых связано с формированием внутренней статистики компанией, осуществлением платежей за работу погрузчика, если оно используется не только для проведения Работы проводились от компании, данные касались использования большего количества оборудования, которое требовалось дополнительно.
Образец заполнения путевого листа
При разработке собственных форм накладных необходимо указать следующую информацию:
- название, номер и срок действия документа;
- данные об автовладельце, модели и типе транспортного средства (ТС);
- государственный регистрационный знак транспортного средства;
- показания одометра при выезде и после возврата авто в компанию;
- день и время отправления транспортного средства из компании и время его возврата;
- указание данных ответственного сотрудника и его подпись;
- время и дата медицинского осмотра водителя перед вылетом и после прибытия;
- печать и реквизиты врача, а также его подпись;
- отметка о состоянии автомобиля перед выездом из компании;
- подпись ответственного за техническое состояние транспортного средства.
Выпущенные накладные фиксируются в специальном журнале. Срок, за который составляется этот журнал, обычно составляет один год, а срок хранения – 5 лет.
Штраф за отсутствие путевого листа
При отсутствии накладной ответственность несут физические и юридические лица.
Для физического лица предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 500 рублей, для юридических лиц – 100 тысяч рублей.
