Сотрудникам, совмещающим работу с обучением, для сдачи экзаменов, защиты диссертации или просто для прохождения промежуточной сессии законодательством предусмотрены учебные отпуска. Причем, в отличие от ежегодного оплачиваемого, учебный отпуск предоставляется независимо от того, сколько в конкретной организации проработал этот сотрудник – день или полгода. Практически в каждой организации есть работники-студенты и периодически в связи с этим возникают вопросы.
Что такое учебный отпуск
Трудовым кодексом РФ (далее – ТК) закреплена необходимость обеспечения профессиональной подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки работников в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором. В иных ситуациях необходимость профессиональной подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки работников определяет наниматель.
Учебный отпуск – это, по сути, один из видов социального отпуска. Условно его можно разделить по 2 критериям:
- оплачиваемые и неоплачиваемые;
- обязательные и необязательные.
Законодательная база
173 статья Трудового кодекса учебный отпуск трактует как одну из гарантий для тех, кто параллельно с работой получает высшее образование. Для его получения нужно учиться на очно-заочном или заочном отделении вуза, имеющего аккредитацию.
Средний заработок сохраняется, если сотрудник-студент отсутствует по причине:
- сессии на первых двух курсах — по 40 дней в год;
- сессии на остальных курсах — по 50 дней в год;
- сдачи госэкзаменов — до четырех месяцев.
Соответственно, то, сколько дней оплачивается в год, зависит от курса обучения. Но если работнику на подготовку или пересдачу экзаменов понадобится больше дней, работодатель дополнительное время оплачивать не обязан.
Условия получения
Условия для предоставления работнику:
- Работник должен получать образование в высшем, среднем или общеобразовательном учебном заведении при условии, что это оно первое. Второе и все последующие работодатель не оплачивает, и дни отдыха предоставляет на собственное усмотрение.
- У сотрудника нет задолженностей по обучению и несданных экзаменов за прошлый период, что подтверждает оформленная справка-вызов.
- Сотрудник предоставил справку-вызов из образовательного заведения, где указана продолжительность и причина запроса ученических выходных дней.
- Учебное заведение и программа, по которой учится работник, имеет государственную аккредитацию.
Аспиранты или ординаторы высшего учебного заведения также могут запросить перерыв в работе в учебных целях, если они получают первое образование данного уровня, по которому защищают ученую степень.
Оплата отпуска
Стоит помнить, что сотрудник может рассчитывать на получение оплаты за учебный отпуск только в том случае, если он обучается успешно. Самого понятия «успешности» в трудовом праве нет. Поэтому стоит предполагать, что работник должен учиться «без хвостов». На их пересдачу работодатель не обязан давать сотруднику оплачиваемый ученический отпуск. Работник может взять для пересдачи за свой счёт.
Оплачивается учебный отпуск точно так же, как и обычный. Для расчёта среднего заработка сотрудника за месяц, необходимо сложить все его «трудовые» доходы, и разделить на 12 месяцев. Затем полученное число необходимо разделить на среднее количество дней в месяце. С 2014 года, согласно ст. 139 ТК РФ, среднее количество дней в месяце равно 29,3.
При таком расчёте получается средний заработок сотрудника за 1 день в расчётном году. Чтобы узнать размер компенсации, необходимо это число умножить на количество календарных дней отпуска.
Например, работник, согласно справке–вызову, должен присутствовать в институте с 14.02 по 03.03, то есть 19 календарных дней. За год он заработал 587 000 рублей. Средний заработок за месяц у него выходит 448 800 / 12 = 37 400 рублей.
Затем нужно рассчитать средний заработок за 1 день. Нужно 37 400 / 29,3 = 1 276, 5 рублей. Общая компенсация за 19 дней выходит 1 669*19 = 24 252,6 рублей.
Получение учебного отпуска
Учебный отпуск предоставляется на основании:
- справки-вызова из заведения на сессию. В ней должны быть указаны: форма обучения; уровень аккредитации заведения; курс, на котором работник учится, период сессии, установленный заведением, основание для предоставления такого отпуска (сдача зачетов и экзаменов, установочные занятия, государственные экзамены, для подготовки и защиты дипломной работы);
- заявления работника на предоставление дополнительного учебного отпуска.
Учебный отпуск оформляется приказом (распоряжением) по предприятию на основании вышеперечисленных документов. О предоставлении делается соответствующая отметка в отрывной части справки-вызова, которую работник предъявляет в отдел кадров ВУЗа. По окончании сессии работник возвращает на предприятие отрывную часть справки-вызова с отметками ВУЗа.
Заявление на отпуск
В заявлении на предоставление учебного отпуска работник указывает цель (в данном случае — сдача итоговых экзаменов после прохождения подготовительных курсов, либо сдача вступительных экзаменов в заведение) и сроки. Формулировки в заявлении и в справке-вызове должны совпадать. Желательно также, чтобы заявление содержало указание на справку-вызов.
Заметим, что если работник претендует на два «доучебных» отпуска (для сдачи итоговых экзаменов после подготовительных курсов и для сдачи вступительных экзаменов), которые следуют друг за другом, необязательно писать два заявления. Просьбу о предоставлении обоих можно объединить в одном документе, к которому следует приложить две справки-вызова.
На основании заявления и справки-вызова издается приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) или по форме, разработанной работодателем. В качестве основания предоставления в приказе указываются два документа: заявление работника и справка-вызов. С данным приказом работника необходимо ознакомить под подпись.
Обратите внимание: при предоставлении двух последовательных отпусков нужно издать два отдельных приказа, даже если работник подал одно заявление. Ведь, по своей сути, это два разных отпуска, каждый из которых требует надлежащего кадрового оформления и ссылки на соответствующую справку-вызов.
