Организация воинского учета на предприятии – рекомендации

Воинский учет в организациях – учет работников, подлежащих воинскому учету, систематической сверке учетных данных об этих работниках является обязанностью каждого работодателя в соответствии с правилами, установленными законодательством.

Чтобы узнать количество потенциальных призывников, правительство России предусмотрело специальный воинский учет не только в военкоматах, но и в организациях. Это даст возможность проверить количество граждан, подлежащих военной службе, их перемещение (смена места работы), возраст и семейное положение. Воинский учет в организациях является обязательной процедурой в кадровой службе.

Что такое учет военнообязанных в организации?

Военный учет в организациях включает в себя процесс сбора и систематизации информации о военнослужащих, подлежащих регистрации в Военном комиссариате (ВК). Основная цель процедуры – обеспечение государства военными ресурсами для выполнения гражданами своего долга перед Родиной.

Правила воинского учета утверждены ПП РФ № 719 от 27 ноября 2006 г. (в редакции от 27 июня 2017 г.) и методическими рекомендациями, утвержденными Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11 июля 2017 г. (далее – ГР). Бухгалтерскому учету подлежат следующие предметы:

• мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, а также находящиеся в резерве;
• лица, освобожденные от срочного обращения;
• сотрудники, обучавшиеся в вузе с военной кафедрой;
• мужчины старше 27 лет, получившие направление с работы в РА;
• рабочие уволены из армии;
• женщины по военной специальности.

Любые нарушения, умышленное сокрытие информации о сотрудниках, несущих военную службу, и другие отклонения от установленных норм влекут административную ответственность – штрафы для руководства компании или руководителя.

Документооборот по военно-учетной работе (ВУР)

Учет потенциальных призывников ведется по установленной модели: личная карточка Т-2 раздел 2 или карточка государственного должностного лица формы Т-2ГС.

В ВУР компания предоставляет ВК следующие документы:

• данные о принятых / уволенных гражданах, которые внесены или обязаны быть внесены в военный регистр (далее – регистр) – информация передается в течение 2 недель;
• ежегодно не позднее 1 ноября – списки мужчин от 15 до 16 лет;
• список мужчин, которым в следующем году исполнится 17 лет.

При заполнении личной карты сотрудника (по форме № Т-2) необходимо предоставить военный билет или временную справку взамен билета при наличии гражданина. Тем, кто подлежит обязательному призыву, необходимо предоставить соответствующее удостоверение личности гражданина Российской Федерации.

Постановка организации на воинский учет

Те компании, которые ранее не вели учет сотрудников, в том числе внешние сотрудники, работающие неполный рабочий день, должны пройти процедуру регистрации в VK. Методические материалы, формы и вводные брифинги составляются сотрудниками отделения милиции.

В филиалах компании регистрация и учет в ВК ведутся в центральном офисе подразделения. Если это невозможно, данные передаются по связи из штаб-квартиры организации.

Обязанность по воинскому учету в организации

Бухгалтерские обязательства возлагаются на руководителя организации, который может передать ответственность за заказ другому сотруднику. Порядок ведения бухгалтерского учета в организациях в зависимости от численности сотрудников определяется п.12 ПП РФ от 25.07.2012 г. 719:

• ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на 1 сотрудника (по совместительству с основным бизнесом), если зарегистрировано менее 500 человек;
• при количестве ответственных за военную службу до 2 тыс единиц специалист занимается бухгалтерским учетом в качестве основной нагрузки;
• 2 работника – количество ответственных за военную службу от 2 до 4 тысяч человек;
• на каждые 3 тысячи потенциальных сотрудников 1 сотрудник организации привлечен к ведению бухгалтерского учета.

Претенденты на ведение бухгалтерского учета должны быть согласованы с ВК, что позволит избежать проблем и споров в дальнейшем.

Инструкция по ведению воинского учета в организациях

Организация учета военнослужащих на период боевых действий в организации не должна противоречить нормам и законодательным актам. Чтобы грамотно организовать процесс постановки на учет граждан, ответственных за военную службу, можно сначала проконсультироваться с опытными юристами и сотрудниками военного комиссариата.

Подробная инструкция включает несколько этапов.

Шаг 1 – приказ об организации бухгалтерского учета на предприятии по образцу (Приложение 4 к Методическим рекомендациям). Этот документ должен содержать следующую информацию:

• полное название организации;
• дату выдачи заказа;
• номер документа, необходимого для проверки;
• приказ о военном учете граждан в организации;
• ответственный человек;
• заместитель ответственного в праздничные дни / нетрудоспособность;
• информация о контроле за исполнением документов.

Копию приказа с печатью и подписью руководителя предприятия необходимо передать в военкомат.

Шаг 2: план работы согласовывается с ВК. Примерный план счетов ответственных за военную службу в учреждении / организации доступен в Приложении 17 к МП. Документ содержит следующую информацию:

• план действий;
• сроки реализации;
• название компании;
• отметка об утверждении документации с ВК.

Шаг 3 – Реестр регистрации и проверка граждан. Образец документа представлен в Методических рекомендациях, а также может быть получен опытными юристами (на текущий момент в соответствии с законодательством Российской Федерации и новыми стандартами). Настоящий нормативный акт оформлен в виде таблицы с графами:

• дата проверки;
• ФИО / должность уполномоченного / ответственного лица в заказе;
• результат проведенного аудита, недостатки и общая оценка;
• решение руководства компании по результатам аудита и отметки об устранении имеющихся недостатков.

Шаг 4 – проверка подлинности документов трудоустроенных граждан. Сотрудники должны предъявить военный билет в кадровую службу по форме, установленной на дату получения. Сотрудники, не служившие в РА, предъявляют справку о зачислении.

В обоих случаях фотографии, печати, подписи и информация в военном документе и паспорте не должны иметь двойного значения или спорных моментов.

Шаг 5: Персональные карты сотрудников должны быть заполнены по установленному шаблону и форме. Что следует указать в документе:

• семейное положение;
• образование;
• рабочее место / услуга;
• должность;
• адрес проживания / регистрации.

Шаг 6 – разъяснительная беседа с рабочими об их правах и обязанностях по бухгалтерскому учету и военной подготовке.

Персональные карты хранятся в алфавитной или другой удобной для компании системе.

Документы по воинскому учету

Какие документы являются основанием для постановки / снятия с учета в воинских книгах и формирования личной карты гражданина:

• удостоверение гражданина установленного формата – обложка с гербом Российской Федерации и надписью;
• военный билет имеет зеленую обложку, герб и титул – «Российская Федерация. Карточка офицера запаса». Исключение составляют документы до 1994 и 2000 годов, выданные с печатью ГСР и соответствующей надписью;
• справка выдается взамен военного билета с единственной целью идентификации гражданина, несущего военную службу, который в силу обстоятельств не получил военный билет. Свидетельство должно иметь гриф и печать ВК, что лучше всего проверять, подав запрос в военкомат;
• временное свидетельство выдается на срок до 30 дней с последующим продлением, при отсутствии полной информации для постановки на военную службу по установленной форме.

Во избежание ошибок и возможных последствий, лучше проверить подлинность всех документов, отправив запрос по месту выдачи оригинала.

Кто не ставится на военный учет?

Не все сотрудники фигурируют в бухгалтерских документах организации. В соответствии с законодательством Российской Федерации не все сотрудники проходят проверку в военкомате. Исключение:

• ранее уволенные с военной службы по состоянию здоровья и другим причинам;
• служивший в другом штате;
• граждане, проходящие военную или гражданскую службу (альтернативная;
• постоянно проживать в другом государстве;
• офицеры запаса СВР РФ и ФСБ;
• женщины без военной квалификации.

В случае нарушения воинского учета, умышленного исключения ряда сотрудников, подачи искаженной информации в ВК и других нарушений предусмотрена ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Ответственность за нарушение порядка воинского учета

Компании, которые сознательно уклоняются от предоставления информации о военнослужащих в военкомат, а также не имеют бухгалтерии, подлежат административному наказанию в виде штрафов. Какое наказание:

• штраф от 300 до 1 тысячи рублей за несвоевременную подачу списков граждан в ВК – штраф применяется к руководителю компании или менеджеру;
• препятствие к своевременному явлению в пункт назначения по вызову ВК в виде незнания уведомления сотрудника влечет наложение штрафа от 500 до 1 тыс руб.;
• за сокрытие информации о нанятых / уволенных сотрудниках организация будет оштрафована на 300–1 тысячу рублей.

Проверка документов по обучению военнослужащих в организациях осуществляется органами местного самоуправления и ВК.

Резюме

Окончательный вывод можно сделать из предоставленной информации:

• все нормы постановки на учет военнослужащих в организациях (порядок, ответственность / обязанности) устанавливаются Минобороны, ПП РФ п. 719 и закон n. 53-ФЗ;
• организации, в которых работают военнослужащие, должны вести учет, выделяя для этого одного / двух сотрудников;
• военный контроль сотрудников в компании выражается в проверке и передаче информации в военный комиссариат для всех сотрудников (ответственных за военную службу);
• для актуализации информации компания создает для каждого из потенциальных призывников персональные карты установленной формы, данные которых периодически обновляются и передаются в военкомат;
• если организация относится к структурам, имеющим стратегическое значение, то она имеет право зарезервировать сотрудников на период возможного военного конфликта, что исключает призыв на военную службу и сохраняет приоритет на усмотрение руководства (которое записалось, выбирает место службы сотрудника, даже в офисе).

Важно понимать, что за нарушение правил, установленных в РФ, ответственность возлагается на работодателя.