Как составить акт приема передачи документов

Иногда возникает нужда в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти о передаче заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора работ или оказания услуг, о передаче в рамках соглашения о переводе долга или о передаче от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность. Как в этом случае составить акт приема-передачи документов рассмотрим в этой статье.

Акт приема передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не – это строго обязательный процесс. Однако иногда между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому в спорных ситуациях и разногласиях между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и применяется в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. Бумаги должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту. Благодаря этому принимающий работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Назначение акта

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Чаще всего, применение такого акта связано с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты бумаг, ошибок при их передачи и других нежелательных ситуаций нужно корректно предоставить все бумаги, и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных бумаг.
3. Банкротство организации –  возникает потребность передачи сразу всех бумаг, для чего составляются акты, разделенные по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) возникает потребность передать все дела. В таких ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, понадобится передать ему важные бумаги в оригинале. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Оформление акта приема-передачи

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации.

Любое предприятие имеет право разработать акт. Обязательно акт должен включать реквизиты:

• название;
• дата составления;
• место составления;
• полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
• наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением;
• полное название предприятия, которому адресован;
• наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован;
• перечень бумаг, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
• присвоенные регистрационные номера перечисленных бумаг;
• подписи ответственных лиц (передавшего и получившего);
• оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

В ходе предпринимательской деятельности в компании часто происходит смена генерального директора или других должностных лиц. Поэтому нужно правильно провести передачу документации, поэтому стороны должны составить акт приема-передачи документов. Этот акт станет весомым доказательством того, какие бумаги были переданы в момент времени.

Содержание документа

В таком акте присутствуют следующие элементы.

Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым бумаг, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

Блок с перечнем передаваемых бумаг (по категориям, которые отражены в Положении). Данный блок лучше всего смотрится как таблица, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование (номера описей по группам);
• число листов (количество в описях);
• необходимые примечания.

Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия;
• лица, принимающего полномочия.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса.

Лица с правом на подпись

Обязательно подписывают принимающие и передающие лица. Называются они в акте так же, как в договоре: директор, бухгалтер и т.д. Если стороной по договору выступает человек, он может подписать сам или дать кому-то доверенность. Если в сделке участвует какая-то компания, за неё ставит подпись руководитель или какой-то другой человек, у которого есть доверенность на подписание.

Кроме сторон договора свои подписи могут поставить свидетели – если участники сделки не слишком доверяют друг другу и подозревают, что в будущем могут возникнуть конфликтные ситуации, можно передать имущество в присутствии других людей, чтобы они тоже засвидетельствовали факт передачи своими подписями. Чаще всего это 2-3 человека, причём для большей объективности лучше приглашать свидетелей со стороны – соседей или сотрудников агентства недвижимости. Родственники и друзья могут оказаться предвзятыми.