Одним из ключевых документов корпоративной текучести кадров является табель учета рабочего времени. Указанная форма заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально зарегистрированы трудовые отношения. В этом обзоре мы расскажем, как составляется этот документ и какую информацию необходимо в него ввести.
Для чего нужен табель учета рабочего времени?
Этот документ имеет формализованную форму. Каждый работодатель заполняет его по результатам календарного месяца. Информация, которую необходимо ввести в расписание, включает:
- прогрессивный номер столбца, заполняемого для каждого сотрудника;
- персональные данные сотрудника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- регистрационный номер;
- знак о наличии или отсутствии работника на рабочем месте на каждое число календарного месяца;
- общее количество дней и часов, отработанных гражданином за полтора месяца.
На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля успеваемости: n. Т-12 и No. Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.
Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить форму, отвечающую требованиям производственного процесса, однако на практике используются указанные рекомендуемые формы.
Документ составлен для следующих целей:
- контроль за соблюдением правил рабочего времени, регламентированных законом или трудовым договором;
- получать информацию о фактически отработанном времени для расчета заработной платы и других обязательных платежей;
- формирование статистических данных о соблюдении трудового законодательства на предприятии.
Ежемесячный табель рабочего времени является важной проверкой при рассмотрении трудовых споров: о правильности начисления и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и так далее.
Примечание! Для ведения учета рабочего времени и заполнения этих документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это ответственность специалистов по кадрам.
По решению руководителя ведение бухгалтерских бланков может быть поручено другим субъектам (например, на малых предприятиях секретарь может составлять табели учета рабочего времени).
После составления ежемесячного расписания он утверждается руководителем компании.
Документ также должен быть утвержден руководителями структурных подразделений, если этого требуют локальные акты организации. Это основа для расчета выплат каждому сотруднику.
От руководства не требуется ежемесячно предоставлять сотрудникам копии табеля учета рабочего времени, однако этот документ можно получить по личному запросу гражданина.
Организация табельного учета рабочего времени
Для правильного и объективного составления данной формы необходимо иметь первичную информацию о явке сотрудников на работу, причинах и продолжительности подписки, периодах отсутствия по болезни и т.д.
Если в компании работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты по кадрам не могут контролировать соблюдение рабочего времени для каждого сотрудника.
Для получения достоверной информации о соблюдении трудовой дисциплины необходимо организовать учет рабочего времени. Его можно проводить по следующим направлениям:
- первую информацию о наличии или отсутствии сотрудников предоставляют руководители структурных подразделений;
- на предприятии внедрена система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные регулярно отправляются в кадровую службу;
- исходные данные кадровики получают из внутреннего документооборота: заявления сотрудников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, пояснительные записки, справки о нетрудоспособности и т.д.
Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.
Для своевременного получения информации о рабочем времени каждого сотрудника в отдел кадров передаются все государственные заказы: о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, предоставлении ежегодного отпуска, командировках, предоставлении отпуска или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.
При уходе с рабочего места вне утвержденного расписания каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании расписания может взиматься прибавка к заработной плате (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии установлен посменный график работы, применяется особая процедура для отражения отработанных дней.
В настоящее время форма Т-12 (ручной учет рабочего времени) используется редко, обычно компании используют форму Т-13.
Если в организации работает больше людей, для учета отработанного времени достаточно заполнить ведомость учета рабочего времени в письменной форме. Однако для удобства электронных регистрационных форм в большинстве случаев используется электронная форма Т-13.
Электронный табель учета рабочего времени
Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартное компьютерное оборудование, электронный табель составляется в виде таблицы.
Для крупных предприятий рекомендуется использовать специальные программные продукты (например, 1С), так как информация из заполненного документа будет автоматически применяться финансовым отделом и другими подразделениями компании.
Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вводить информацию в режиме реального времени, что значительно упрощает итоговую отчетность. В этом случае данные по каждому заказу, выданному менеджером, ежедневно отражаются в электронном табеле учета рабочего времени.
В конце календарного месяца электронный табель распечатывается и представляется руководителю предприятия на утверждение.
Архивирование табелей учета рабочего времени осуществляется отделом кадров, а периодичность их представления в архив определяется внутренними актами организации.
При заполнении электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:
- рабочий день обозначается символом «I» (наличие);
- регулируемые выходные дни обозначаются буквой «В»;
- если работнику по закону предоставлено разрешение, на каждый выходной день в табель успеваемости ставится формулировка «ОТ»;
- при выходе на работу в выходной день ставится знак «РП»;
- при отправке в командировку ставится отметкой «К» в табеле успеваемости»;
- значение «ПК» используется для направления сотрудника на курсы повышения квалификации»;
- периоды учебного отпуска будут отмечены символом «Y»;
- если работник предъявил работодателю листок нетрудоспособности, укажите «Б»;
- при использовании дней временной нетрудоспособности без отпуска по болезни указывается буква «Т».
Для отражения полных рабочих дней информация в табеле успеваемости по категории «I» заполняется в часах. Отражение происходит каждые полмесяца, так как зарплата сотрудникам должна выплачиваться с определенной периодичностью. В конце месяца указанные данные суммируются и отображается общий показатель.
Для расчета выручки в табеле учета рабочего времени в виде Т-13 предусмотрены столбцы, в которых указывается код платежа, количество дней и вид начислений. Например, используются следующие кодовые значения:
- 2000 год – стандартный рабочий день;
- 2300 – время нахождения в отпуске по болезни, за которое выплачивается пособие по временной нетрудоспособности;
- 2012 г. – период нахождения в отпуске.
При заполнении формы Т-13 с помощью специализированного программного обеспечения указанные коды будут вводиться автоматически после учета рабочего времени для определенных категорий.
Вся информация собирается с последнего календарного дня следующего месяца.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается незначительно. Таким образом, можно выделить основные обязательные моменты, которые необходимо учитывать сотрудникам отдела кадров:
- каждая табель успеваемости содержит основную информацию о компании: название, организационно-правовую форму (например ООО), код ОКПО и так далее;
- для каждого листа посещаемости указываются его реквизиты: порядковый номер документа (обычно по числу месяца), дата составления, отчетный период;
- сведения о сотруднике (ФИО, должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
- несмотря на наличие рекомендованных столбцов в формах Т-12 и Т-13, компания может автономно интегрировать указанные таблицы, закон не запрещает этого.
Рекомендуем вам ознакомиться с примером заполнения табеля учета рабочего времени.
Чтобы правильно заполнить документ и ввести всю информацию, стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.
Табель учета рабочего времени хранится не менее 5 лет, но компания может продлевать ее самостоятельно.
Для табелей учета рабочего времени для опасных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, так как эти данные могут использоваться для расчета особого стажа работы при выходе на пенсию.
Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, наши юристы помогут решить его до суда.
Они проведут переговоры с вашим начальством, определят возможные варианты разрешения спора, проверит данные в табеле успеваемости, внесут исправления, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в инспекции труда.
