Что делать при выявлении недостачи при инвентаризации

Если по результатам инвентаризации в магазине будет обнаружена недостача, ее могут устранить сотрудники. Но при условии установления их вины. Размер ущерба зависит от типа ответственности, к которой они могут быть привлечены в соответствии с законом. Например, с ограниченным нельзя получить больше среднемесячной зарплаты, с полной – всю сумму вне зависимости от размера зарплаты. Даже 1000000 руб.

В этой статье я расскажу, что такое недостача и как ее оформить по документам, как привлечь сотрудников к финансовой ответственности и в каких случаях недостачу можно погасить. Вы также узнаете, как ведется бухгалтерский учет и что делать, если сотрудники отказываются добровольно возмещать убытки.

Что такое недостача

Недостача – это нехватка товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), учитываемая в результате инвентаризации. По его результатам составляются инвентарная ведомость, протокол инвентаризационной комиссии и протокол несоответствий.

Утрата какого имущества считается недостатком:

• товар в наличии;
• конечный продукт;
• основные средства компании;
• деньги в руки.

Кроме того, сотрудники могут нести ответственность за повреждение или потерю оборудования или механизмов, доверенных им для выполнения своих рабочих функций. Например, компьютер, копировальный аппарат и т.д.

Тот же недостача может возникнуть по нескольким причинам, которые определяют, будут ли сотрудники нести ответственность или нет:

1. Естественная убыль. Это естественная убыль товаров и материалов с сохранением их потребительских свойств. Например, если истек срок годности еды. Персонал не взымает убытков.
2. Недостаточная доставка товара поставщиком. В этом случае решать проблемы нужно с ним, а не с сотрудниками. Но при условии, что последние правильно оформили все документы при приемке.
3. Ошибки в учете или неправильная классификация товаров.
4. Безответственное хранение товаров или продуктов ответственными за них лицами. Вы можете быть привлечены к ответственности.

Материальная ответственность сотрудников возникает, когда установлена ​​причинно-следственная связь между их бездействием или действиями и недостатком.

Крайне важно правильно провести инвентаризацию

Суды часто отказывают менеджерам во взыскании убытков с сотрудников, если инвентаризация проведена неправильно. Особенности его реализации регулируются Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. 49 «После утверждения…».

Он является обязательным для юридических лиц, но и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) могут им руководствоваться.

Что тебе нужно знать:

1. Инвентаризация бывает плановой (по расписанию) и внеплановой (по требованию коллектива).
2. Для проведения инвентаризации создается постоянная плата за инвентаризацию. В него входят сотрудники, бухгалтеры, представители администрации предприятия и другие специалисты.
3. Состав комиссии утверждается руководителем. На это выдается приказ, который затем записывается в журнал контроля выполнения приказа.
4. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
5. Отгрузочные документы передаются в комиссию до начала проверки.
6. Фактическая доступность имущества определяется путем подсчета, замера, взвешивания. Контроль осуществляется с участием материально ответственных лиц.
7. Опись подписывают все ответственные товарищи и члены комиссии.
8. При обнаружении ошибок в описи ответственные лица обязаны сообщить об этом председателю комиссии.
9. Все участники и материально ответственные лица должны быть ознакомлены с результатами инвентаризации под роспись.

Если вы не предоставите сотрудникам документы по результатам инвентаризации, взыскать с них убытки будет сложнее даже в судебном порядке.

Ответственность работников за недостачу

Закон предусматривает два вида ответственности за недостачу: полную и ограниченную. Первый подразделяется на подвиды: коллективный и индивидуальный.

Давайте разберемся, что это значит и сколько денег может взыскать сотрудник в случае нехватки товаров и материалов по его вине.

Ограниченная

При ограниченной ответственности с работника может взиматься только сумма, не превышающая среднемесячной заработной платы (ст. 241 ТК РФ). Даже если сумма урона намного выше.

Ваше согласие на компенсацию не требуется – достаточно оформить заказ (распоряжение) и передать его в бухгалтерию. Из заработной платы удерживается не более 20% и так далее до выплаты полной суммы (ст. 248 ТК РФ).

Пример: женщина работает секретарем в компании. В результате инвентаризации была обнаружена недостача ТМЦ, а именно системного блока, на котором она работала, попросили пояснительную записку и оказалось, что блок находится на складе. Вместо этого он принес из дома свою, потому что не хотел скандала с работой.

Выяснилось, что блок, принадлежащий организации, был поврежден из-за того, что сотрудник налил в него кофе. По соглашению сторон он возместил работодателю стоимость оборудования – 30 000 рублей.

В такой ситуации можно было согласиться сдать свое имущество в обмен на испорченное. Но только если работодатель не против.

Полная

Здесь название говорит само за себя: если есть условия, ведущие к полной ответственности, то ущерб работодателю должен быть полностью возмещен.

Каковы могут быть причины (ст. 243 ТК РФ):

1. С работником заключен договор о полной индивидуальной или коллективной финансовой ответственности и выявлена ​​недоработка по его вине.
2. Ущерб причинен умышленно, в результате административного правонарушения или уголовного правонарушения.
3. Убытки причинены в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения.
4. Ущерб нанесен сотрудником вне работы.

Независимо от причины, сотрудник может взыскать только реальные убытки. Упущенная выгода не допускается. Очень часто к ответственности привлекаются сотрудники, с которыми заключены соответствующие договоры.

Индивидуальная

Если с работником заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности, только он обязан возместить убытки. Но даже в этом случае можно удерживать не более 20% зарплаты ежемесячно.

Пример: женщина работала продавщицей в продуктовом магазине небольшой деревни. Других сотрудников, кроме нее, не было. По контракту ей было доверено имущество работодателя, а также она отвечала за деньги.

По результатам инвентаризации была обнаружена нехватка оборудования, а именно холодильника, который не востребован в углу. Он решил, что может взять его себе и продать.

Режиссер не захотел обращаться в полицию, сторонам удалось уладить дело мирным путем. По взаимной договоренности продавец был обязан возместить стоимость холодильника с учетом фактического износа – 15 000 руб.

Коллективная

Полным договором о материальной коллективной ответственности восполню нехватку всех подписавших его сотрудников. Сумма делится между ними на доли с учетом степени вины каждой. Обычно все делится поровну, но это определяется комиссией и работодателем.

Пример: на складе работают два складских рабочих и менеджер. Между ними и работодателем было подписано соглашение о полном ковре коллективной ответственности. Недостаток выявлен по результатам плановой инвентаризации. Установлено, что со склада пропали товары на сумму 100 000 рублей.

В ходе официальной проверки выяснилось, что дефицит образовался из-за неправильного оформления документов и безответственного отношения сотрудников. Директор взыскал с них убытки в размере 100 000 рублей с каждого по 33 333,34 рубля.

Уголовная и дисциплинарная ответственность

За недостаток можно также привлечь к уголовной ответственности по ст. 160 УК РФ, если работник присвоил или растратил вверенное ему имущество. Для этого сразу после инвентаризации нужно обратиться в ближайшее отделение полиции с заявлением.

Если работник признан судом виновным, он может быть уволен сразу после вступления приговора в силу.

Пример: мужчина работал экспедитором в торговой компании. В его обязанности входила доставка товаров в другие магазины. С ним подписывается полностью индивидуальный коврик.

Однажды по результатам аудита был выявлен недостаток. Тогда комиссия установила, что он образовался из-за того, что водитель отнес часть продукции в магазины, а часть оставил себе для дальнейшей перепродажи с собственной наценкой. Подрядчики редко замечали грузовик, а если и замечали, то водителю приходилось возвращать то, что он собирался перепродать.

Общая сумма ущерба превысила 300 000 рублей. Директор подал заявление в полицию вместе с копиями инвентарных документов, официальным протоколом расследования и пояснительной запиской.

В результате суд признал виновного виновным в уголовной ответственности и приговорил его к штрафу в размере 100 тысяч рублей. Также он обязан возместить работодателю убытки. Его уволили с работы.

Судебное преследование или увольнение не освобождает организацию от обязанности компенсировать убытки.

Как взыскать ущерб: пошаговая инструкция

Если все инвентаризационные документы заполнены, для взыскания убытков с сотрудника необходимо сделать следующее:

1. Запросить пояснительную записку. Если он отказывается предоставить, составляется специальный акт.
2. Назначьте комиссию и проведите служебное расследование. Необходимо установить вину работника, обстоятельства ДТП и точный размер ущерба, если имущество на балансе предприятия утрачено или повреждено.
3. Ознакомьтесь с актом расследования, отдайте его сотруднику на подпись.
4. Разместите заказ на возмещение имущественного ущерба. Виновная сторона должна знать об этом в течение трех дней.
5. Заключите договор о компенсации ущерба, если он превышает среднемесячную заработную плату и работник соглашается все возместить добровольно.

Затем инкассовое поручение и договор о выкупе передаются в бухгалтерию. На основании этих документов бухгалтер удерживает часть заработной платы в качестве компенсации убытков.

Иногда возмещение убытков с работника невозможно, даже если с ним заключена договоренность о полной материальной ответственности. Например, если обнаружена нехватка и имущество пострадало в результате стихийного бедствия, пожара, несчастного случая, катастрофы или других обстоятельств, которые сотрудник не может контролировать.

Бухгалтерские проводки

Давайте рассмотрим пример того, как отразить недостаток в бухгалтерском учете:

В магазине обнаружена недостача 10 000 руб., Эта сумма не превышает среднемесячный заработок продавца (30 000 руб. Минус НДФЛ). Из его зарплаты можно удерживать не более 20% или 6000 рублей единовременно.

Дебет 94	Кредит 41
По результатам инвентаризации выявлена ​​недостача товаров на сумму 10 000 рублей
Дебет 73	Кредит 94
сделан заказ от руководителя, чтобы восполнить недостачу у продавца
Дебет 70	Кредит 73
из заработной платы продавца удержано 6000 рублей для возмещения недостачи в первый месяц
Дебет 70	Кредит 73
из заработной платы продавца удержано 4000 рублей на покрытие недостачи во втором месяце

Когда нужно идти в суд

взыскать недостачу, превышающую среднемесячную заработную плату сотрудника, возможно даже без его согласия. Для этого необходимо подать жалобу в районный суд по месту жительства ответчика.

Все инвентарные документы потребуются для разбирательства. Судья проверит правильность проведения инвентаризации. Как я сказал ранее, это играет важную роль в процессе принятия решений. Также необходимо запастись всеми документами, выданными в ходе служебного расследования.

Если работник согласился добровольно возместить убытки, а затем перестал платить, они также могут быть взысканы в судебном порядке. Даже если это прекратится.

Судебная практика

Рассмотрим несколько примеров дел о взыскании недостатков в судебном порядке:

№1. Мужчина устроился клерком в офисе продаж. С ним заключено всеобъемлющее соглашение об индивидуальной финансовой ответственности.

Впоследствии по результатам инвентаризации была выявлена ​​недостача товара, после чего помощник продавца остановился. Он отказался возмещать убытки. Работодатель обратился в суд и потребовал взыскать с него полную сумму.

Однако судья отказал в удовлетворении ходатайства, т.к. Истец не смог подтвердить доставку товара, недостачу которого выявила инвентаризация. Следовательно, оснований для взыскания убытков с работника не было (Решение № 2-360 / 2020 2-360 / 2020 (2-4926 / 2019;) ~ М-3891/2019 2-4926 / 2019 М-3891 / 2019 от 27 мая 2020 года по делу № 2-360/2020).

№2. Две женщины работали продавцами у индивидуальных предпринимателей. С ним подписан полный мат коллективной ответственности. В ходе инвентаризации выявлена ​​недостача вверенных товаров и материалов на сумму более 250 000 рублей. Сотрудники добровольно отказались возмещать убытки.

Индивидуальный предприниматель обратился в суд и попросил взыскать с ответчиков расходы по уплате госпошлины. Ответчики возражали против удовлетворения заявления, поскольку бывший работодатель не соблюдал срок давности.

При рассмотрении дела суд отказал в удовлетворении требований по согласованию с ответчиками. Истец не выписал предписания, и уважительных причин для отказа не было (Решение № 2-959 / 2018 2-959 / 2018 ~ M-911/2018 M-911/2018 от 28 ноября 2018 г по делу № 2 – 959/2018).

Ответы юриста на частные вопросы

Я случайно уронил свой компьютер на пол, он разбился. В ходе инвентаризации директор выяснил, что теперь он хочет, чтобы я восстановил ущерб. Это законно? Я не специально.

Да, это законно. Но нельзя нести полную ответственность, если компьютер не был доверен вам лично и с вами не был заключен договор о полной ответственности. Только 20% зарплаты могут быть удержаны.

Можно ли отменить недостачу?

Да, например, если виновные не установлены или имущество похищено, но полиция не установила, кто это сделал. Кроме того, недостачу можно погасить за счет чистой прибыли.

Сколько денег может быть удержано из заработной платы в порядке возмещения убытков по решению суда?

Если управляющий взыскал убытки через суд и исполнительный лист уже существует, вы можете удержать до 50%. Даже при наличии нескольких исполнительных документов половину зарплаты необходимо передавать лично сотруднику.

Как можно компенсировать недостачу, кроме вычитания 20% зарплаты с бухгалтера?

Сотрудник вправе добровольно возместить сразу всю сумму, согласовать с руководителем рассрочку или рассрочку выплат.

Какую сумму может взыскать управляющий, если с ним не заключен договор полной ответственности, но установлена ​​его вина за недостачу?

Для руководителей законом предусмотрена полная материальная ответственность (ст. 277 ТК РФ). Даже если нет договора, вы можете получить полную сумму.

Заключение эксперта

Подведем итоги:

1. Если по результатам инвентаризации обнаруживается недостаток, необходимо организовать служебную проверку и выяснить, кто в ней виноват и при каких обстоятельствах это произошло.
2. Возможно привлечение персонала к материальной ответственности за недостаток, если в этом будет установлена ​​их вина.
3. Если нет соглашения о полной материальной ответственности, с работника может быть взыскана только сумма, не превышающая среднемесячной заработной платы. Но при условии отсутствия других оснований для возникновения полной ответственности, предусмотренной ст. 243 ТК РФ.