Рассмотрим, порядок приемки товара – основные правила и необходимые документы. Контракт на поставку – один из самых распространенных типов контрактов в бизнесе. При его заключении стороны обращают внимание на существенные условия договора, порядок сделки, но зачастую не придают значения согласованию процедуры приемки товаров.
Между тем, важно немедленно согласовать процедуру и сроки приемки, которые подходят обеим сторонам контракта и позволяют устранить недостачу или поставку товара ненадлежащего качества.
Правильное оформление документов
В случае возникновения спорных ситуаций в будущем документы, устанавливающие порядок приема доставленных товаров, станут главными доказательствами в суде.
Данная статья поможет покупателям правильно провести приемку в тех случаях, когда договором предусмотрена доставка товара в принудительном порядке и за счет поставщика, а переход права собственности на товар происходит в момент его доставки на склад покупателя.
Для покупателя товара процедура приемки, указанная в договоре, будет определенным алгоритмом действий, после чего его претензии по количеству и качеству товара будут выполнены поставщиком.
Поскольку на практике приемка товаров осуществляется сотрудниками, не участвующими в заключении договора, они должны убедиться, что ознакомлены с инструкциями по приемке.
В идеале участие в принятии и соблюдение правил приема должно быть закреплено в их должностных инструкциях. Покупателю выгодно максимально упростить процедуру приемки товара, ограничившись односторонней приемкой и составлением комиссионного документа без вызова поставщика для участия в приемке.
Для поставщика, в свою очередь, соблюдение правил приемки товара может стать еще одним доказательством объективности и порядочности покупателя при разрешении недостачи или брака. Поэтому поставщик при заключении договора должен обратить особое внимание на такие условия приемки, как:
- сроки уведомления поставщика об констатированной недостаче или доставке товара ненадлежащего качества;
- необходимость вызова поставщика для участия в совместной приемке товара;
- оформить комиссионный документ по результатам приемки, возможно, с привлечением эксперта или независимого представителя третьей стороны.
Также возможно согласование в договоре наименования экспертной организации, в которую в случае обнаружения дефекта покупатель должен запросить экспертизу. Подробное описание процедуры приемки в договоре не требуется.
Стороны могут указать, что приемка товаров по количеству осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки производственно-технической продукции и товаров народного потребления по количеству», утвержденной Постановлением Государственного арбитража СССР № П-6.
Приемка товаров по качеству может осуществляться в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции промышленного назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной Постановлением Государственного арбитража СССР № П-7.
Инструкции максимально детально регламентируют порядок приема, содержат требования к документам, оформленным по его результатам. Но они используются только тогда, когда их использование согласовано сторонами договора поставки.
Следует отметить, что необходимость применения данных инструкций при приемке может создать некоторые организационные трудности для покупателя, поскольку процедура приемки поставленных им товаров сложна, многоэтапна и требует много времени.
В то же время несоблюдение определенных требований может сделать невозможным подачу претензий поставщику в связи с недостачей / доставкой некачественного товара. В свою очередь, поставщик в большинстве случаев выигрывает от использования этих инструкций, поскольку они максимально защищают его интересы во время приемки. Приемка товара должна осуществляться комиссией не менее 3-х человек, кандидатуры которых заранее определяет уполномоченное лицо покупателя. Эти субъекты должны лично присутствовать при приемке товара и оформлении акта, подписывая нормативный документ по окончании приемки.
Порядок приемки товара
Приемка начинается с ознакомления членов комиссии с сопроводительными документами: накладными, упаковочными листами и т.д. Их содержание сверяется с наименованием и количеством товаров, указанными в договоре поставки.
Если поставляемая продукция подлежит обязательной сертификации или должна соответствовать обязательным нормам или стандартам, товар также должен сопровождаться сертификатом качества (паспортом), техническим паспортом и другими документами, удостоверяющими их соответствие.
Если товар прибыл без товаросопроводительных документов, то возможна его приемка по фактическому наличию, с обязательством отражения этой информации в акте приема-передачи.
В акте строго указываются место приема, время его начала, наименование отправителя груза, наименование перевозчика. Если товар был застрахован, это также необходимо указать в акте.
Далее указываются наименование и количество полученного товара, согласно товаросопроводительной документации, а также реквизиты документов: номера, даты. Указываются лица, занимающиеся приемкой товара, их должности. Осмотр товаров следует начинать с оценки соблюдения правил перевозки, сохранности упаковки, безопасности закрывающих и закрывающих устройств, если таковые имеются.
Важно! В случае, если доставка товара осуществлялась транспортной организацией, при приемке необходимо соблюдать требования закона и иных правовых актов, регулирующих деятельность данного вида транспорта, а также правила оформление документов, необходимых для данного вида транспорта.
Например, в случае перевозки грузов по железной дороге доставка товара может осуществляться как с проверкой состояния и количества, так и без нее. Если контроль перевозчиком не проводился, на железнодорожной накладной ставится соответствующая отметка.
Если транспорт поврежден или неисправен, есть сомнения в сохранности пломб или есть другие признаки утраты груза в пути, получатель груза должен обратиться к перевозчику с просьбой составить и оформить коммерческий акт.
Этот акт – единственный документ, дающий право предъявлять претензии к железной дороге или отправителю груза.
Дополнительным доказательством соблюдения процедуры приемки могут быть фото- и видеосъемка процесса приемки. Фото- и видеоматериал в этом случае составляет неотъемлемую часть акта и должен быть указан в приложении к нему.
Если транспортировка осуществлялась с наложением запорно-пломбировочных устройств, желательно, чтобы покупатель, вскрыв их, обеспечил их сохранность на случай, если поставщик пожелает провести экспертизу на предмет повреждений в будущем.
Кроме того, члены комиссии должны вскрыть упаковку и провести визуальный осмотр товара, пересчитать его, сверить с товаросопроводительными документами.
Несоответствия товара
На этом этапе можно выявить несоответствия в количестве товара, номенклатуре, ассортименте, упаковке, а также признаки повреждения товара. Дефект также можно обнаружить, если качественные характеристики продукта можно оценить визуально, без дополнительных исследований.
Полученная информация максимально подробно фиксируется в акте. В случае, если при приемке товара комиссия выявляет его превышение – это также должно быть отражено в акте с указанием наименования и количества товара, доставленного излишне.
Покупатель должен немедленно сообщить поставщику о получении излишка, чтобы определить дальнейший пункт назначения товара. Пока не будет получен ответ от поставщика, покупатель должен обеспечить сохранность товара, а расходы на его хранение в будущем может нести поставщик. Результатом приемки должно быть заключение комиссии о выявленном несоответствии количества товара или его несоответствии условиям договора поставки.
Кроме того, комиссия имеет право высказать свое мнение о причинах недостачи – недогрузка, утрата в пути – или о причинах брака. К акту, товаросопроводительным и погрузочно-разгрузочным документам прилагаются копии телеграмм в адрес поставщика, если его вызов необходим по договору, фото- и видеоматериалы должны быть указаны документы, подтверждающие полномочия лиц, участвующих в приемке товара.
На основании акта, составленного в соответствии со ст. 513 ГК РФ поставщик должен быть проинформирован о любых несоответствиях в количестве товара или нарушении качества товара.
Если условиями договора предусмотрен вызов на прием от представителя поставщика или приглашение специалиста для оценки качества товара, покупатель обязан обеспечить сохранность товара до следующего осмотра.
В акте следует указать, какие меры были для этого приняты. Например, товар хранится в отдельном помещении, помещение опломбировано. Запрос поставщика о приемке должен быть оформлен в порядке, оговоренном в контракте на поставку.
Если договор не регулирует порядок вызова, рекомендуется отправить телеграмму на имя единоличного исполнительного органа поставщика с уведомлением о вручении. Телеграмму можно отправить либо по адресу, указанному в договоре, либо в зарегистрированный офис поставщика.
Подтверждение направления телеграммы должно быть сохранено в случае юридического спора. В случае обнаружения недостачи или брака на основании акта комиссии, составленного по результатам приемки, покупатель может оформить претензию поставщику.
В этом случае факт недостачи / доставки товара ненадлежащего качества будет задокументирован, что позволит при необходимости обратиться в суд.
Резюме
Следовательно, процедура приемки товара и правильное оформление ее результатов будет иметь решающее значение, если покупатель должен будет защищать свои права в суде в связи с доставкой товара с недостачей или доставкой товара ненадлежащего качества. Удовлетворение требований покупателя в суде во многом зависит от правильности акта приема-передачи.
На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя в случае недобросовестности со стороны покупателя при приеме поставленного товара?
В случае отгрузки дорогих товаров или в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться на комиссионной основе с указанием в акте отгрузки наименования и количества отгруженного товара.
Участие в отгрузке представителя перевозчика или незаинтересованных лиц будет являться дополнительным доказательством правильного выполнения поставщиком условий договора поставки.
Комиссионная отгрузка товара необходима, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика для приемки и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.
