Как написать рекомендательное письмо

В последнее время очень часто для поиска работы предпочитают дополнительно к резюме составлять еще рекомендательное письмо. По значению этот документ очень близок к так широко распространенной характеристике с места работы. Применяется сравнительно недавно и служит для передачи информации (или правильнее сказать мнения) о сотруднике с точки зрения написавшего рекомендательное письмо.

Что такое рекомендательное письмо

С юридической точки зрения и по утверждениям некоторых юристов, рекомендательные письма являются пережитком прошлого, его не должны требовать при устройстве на работу, и тем более считать обязательным требованием для получения должности, но практика трудоустройства показывает, что наниматели всё еще спрашивают рекомендации соискателя с прежнего места работы или учебы. Какие же функции выполняет рекомендательное письмо на самом деле? Фактически, роль рекомендательных писем — не более чем приложение к резюме, которое значительно повышает шансы при трудоустройстве.

Давайте обратимся к понятию «Рекомендательное письмо» и разберемся, что оно собой представляет. Это характеристика, которая составляется в свободной форме, где в полном объеме раскрыты профессиональные качества человека, ищущего работу. Рекомендательное письмо составляется по месту обучения лица или его предыдущей работы. Его задача – отразить качества соискателя, важные при устройстве на работу, причем данную информацию готовы подтвердить или образовательное учреждение, или бывший работодатель. Какого-либо стандартного образца для рекомендательного письма не существует, хотя есть приблизительные формы ее написания, отражающие личностные и профессиональные качества человека.

Для чего нужно

Рекомендательное письмо является положительной характеристикой Ваших навыков и отличительных качеств, написанных кем-то, знакомым с Вашей работой, характером и достижениями. В рекомендательном письме объясняется, почему потенциальный работодатель должен выбрать именно вас, и что дает вам право на получение должности, на которую вы подаете заявку.

Наличие рекомендательного письма может существенно повысить ваш рейтинг среди других соискателей, к тому же, у вас будет еще ряд преимуществ:

• потенциальному работодателю не придется связываться с поручителем для того, чтоб узнать ваши характеристики и тот, в свою очередь, не скажет о вас ничего “лишнего”;
• вы сможете прогнозировать, какое впечатление произведут ваши рекомендации, т.к. заранее будете знать, что написано в письме.

Кто дает рекомендацию

В небольших организациях с демократичной структурой рекомендацию можно попросить у руководителя компании, в крупных компаниях — у вашего непосредственного начальника. Дополнительно можно попросить рекомендательные письма у бывших коллег, если они хорошо известны и пользуются авторитетом в сообществе, а также у деловых партнеров и клиентов, с которыми вы тесно сотрудничали.

Главное, чтобы ваши рекомендатели хорошо вас знали и при случае легко вспомнили, кто вы такой, и что они писали в письме. Это важно, если рекрутеры решат проверить ваши рекомендации и позвонить их авторам для уточнений. Номера телефонов (персональные данные) лучше иметь в записной книжке, а с рекомендателями договориться о возможности звонков от потенциальных работодателей (по запросу).

Составление рекомендательного письма

Вне зависимости от того, кто является рекомендателем — юридическое лицо или частное, письменная рекомендация является деловым документом.

К основным признакам, документа, придающим ему юридическую значимость, относится оформление в соответствии с установленными требованиями и наличие обязательных реквизитов. Поэтому до того, как писать рекомендательное письмо, необходимо ознакомиться с документом, регламентирующим порядок оформления деловых бумаг — ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: до того, как написать рекомендательное письмо, автор должен освежить в памяти конкретные даты, наименования, показатели. Та информация, которая будет представлена в письме, должна быть достоверной, тем более, что проверить ее легко.

Текст рекомендательного письма сотруднику, подписанного руководителем компании от ее лица должен быть напечатан на официальном бланке. Если такое письмо эксперт или бывший коллега составляет в частном порядке, текст размещается по установленным правилам на стандартном листе писчей бумаги формата А4. Объем содержимого не должен быть большим, как правило, бывает вполне достаточно сведений, которые поместились на одном листе. «Вес» изложенной в рекомендательном письме информации придает емкое содержание, изложенное без употребления общих и нейтральных фраз.

Содержание

Документ составляется в произвольной форме, но обычно содержит такие пункты:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Перечень обязанностей, которые он выполнял.
• Описание личных качеств, профессиональных знаний и навыков.
• Рекомендации.
• Должность, Ф.И.О. рекомендателя, его номер телефона, электронная почта.
• Название организации (наименование работодателя).

Желательно, чтобы текст рекомендательного письма сотруднику уместился на одном листе формата А4. Рекомендателем стоит указывать непосредственного начальника, так как он лучше всего может охарактеризовать работника. Важно, чтобы человек, написавший рекомендательное письмо работнику, мог подтвердить рекомендации по телефону или электронной почте. В документе нежелательно описывать навыки и знания сотрудника в общепринятой форме. Лучше всего указать конкретные достижения (например, увеличил продажи на 10%).

Кроме того, в образце рекомендательного письма сотрудника описываются качества специалиста, которые помогают ему добиваться успеха в своей деятельности. Например, для кассира – внимательность, ответственность, аккуратность, для менеджера по продажам – коммуникабельность, стрессоустойчивость.

Структура

Рекомендательные письма составляются в произвольном стиле на корпоративном бланке, заверяются подписью рекомендателя и прилагаются к резюме. Печать на рекомендательном письме необязательна.

Существует основные семь блоков (вопросов), из которых состоит рекомендательное письмо (по выбору рекомендателя некоторые блоки можно опустить):

1. Вводное предложение, обычно описывающее, что данное письмо рекомендует данного сотрудника. (например: “Рекомендательное письмо выдано Гришиной Елене Александровне для предъявления по требованию”).
2. Описывает карьеру сотрудника в компании: когда был принят, на какую должность, какое продвижение получил в компании за годы работы в ней, а также текущее название должности. Обычно блок состоит не более чем из 3-4 предложений. например: “Елена Александровна Гришина работала в компании «…» с ……. по ……. в должности …………”).
3. Краткое описание должностных обязанностей в компании на данный момент (не так подробно, как в резюме). Описание основных достижений. Обычно блок состоит опять-таки не более чем из 3-4 предложений. (например: “В данной должности Елена Гришина отвечала за ………………. Благодаря ее профессиональным качествам (опыту, знаниям. пр.) было осуществлено (достигнуто, сделано, пр.) …………………. “).
4. Описание личных качеств, которые специалист проявил в ходе работы в компании. (например: “В работе Елена проявила себя целеустремленным и трудолюбивым менеджером …………………”)
5. Причины увольнения сотрудника из компании (данный блок можно пропустить). Как правило, этот блок пишется в случае объективных причин (завершение проекта, закрытие представительского офиса).
6. Рекомендация для работы в других компаниях и на каких должностях. (например: “Я с уверенностью рекомендую Елену на должность ……………….. Уверен, она будет ценным сотрудником для любой компании”).
7. ФИО и название должности (и, желательно, координаты) лица, выдавшего рекомендательное письмо.

Отказ в рекомендательном письме

В трудовом законодательстве России нигде не написано, что работодатель должен предоставить своему бывшему сотруднику какую-либо рекомендацию.

Это означает, что давать или не давать рекомендательное письмо работнику – исключительное право работодателя, а не его обязанность.

Таким образом, для того, чтобы не лишаться возможности получить рекомендацию, следует поддерживать с работодателем и коллегами хорошие отношения. Это позволит не только своевременно получить необходимый документ, но и в какой-то степени гарантирует наличие в нем положительных отзывов.